Confirmar asistencia
El móduloRSVPpermite gestionar invitaciones con confirmación de asistencia, y se utiliza especialmente eneventos corporativos o privados. A diferencia de una invitación tradicional, el invitado recibe una invitación abierta a la que debeconfirmar o rechazarsu asistencia.
Activar el módulo RSVP
Para activar el módulo, solo tienes que ir a«Gestionar evento» > «Módulos»y activar elmódulo RSVP.
Una vez finalizado este proceso, hay dos secciones disponibles para gestionar las invitaciones:«Gestionar invitaciones RSVP», donde se define el tipo de invitación, y la opción«RSVP»(en la barra lateral morada, en el ordenador, o en la barra superior), donde se pueden consultar, enviar y gestionar las invitaciones.
Configurar las invitaciones con confirmación de asistencia
Algestionar las invitaciones RSVP, se define eltipo de invitación, es decir, si el invitado puede o no modificar sus datos personales tras confirmar su asistencia. Hay dos opciones disponibles:
- El invitado no puede modificar sus datos personales:los datos quedan fijados en cuanto se confirma su asistencia.
- El invitado puede modificar sus datos personales:el invitado puede editarlos una vez confirmada la reserva.
Una vez seleccionada la opción deseada, basta con hacer clic en«Enviar»para guardar la configuración.
Importar invitaciones con confirmación de asistencia
Las invitaciones RSVP también se pueden crear mediante importación, en«Gestionar evento» > «Importador de entradas» > «Nueva importación». El funcionamiento general del importador se detalla en el artículo«Importador de participantes».
⚠️ Al importar,solodebe activarsela opción RSVP(importación de la lista de RSVP). Las opcionesSMSycorreo electrónicodeben permanecer desactivadas, para que las invitaciones no se envíen en el momento de la importación.
Al importar, se seleccionan las invitaciones y la cantidad disponiblepor invitado mediante los botones+ y−. Es posible combinar varias invitaciones (por ejemplo, 2 de una invitación y 5 de otra).
El archivo (CSV) sigue laplantilla de participantes, con las columnas«Name»,«Mobile Phone» (con prefijo, p. ej.: 351xxx),«Email»,«Seat»y«RSVP Quantity».
La columna«RSVP Quantity»establece el número máximo de invitaciones que cada participante puede seleccionar al responder. Permite establecer límites diferentes para cada participante.
Ejemplo: aunque la importación ofrezca 100 invitaciones, un participante con una «RSVP Quantity» de 4 solo puede elegir hasta 4.
Una vez que se hayan cargado todas las invitaciones, solo tienes que acceder a la opción«RSVP»y seleccionar«Enviar invitaciones aprobadas»para enviar todas las invitaciones de una sola vez.
Gestionar y enviar las invitaciones con confirmación de asistencia
Una vez finalizada la configuración, la gestión de las invitaciones se realiza a través de la opción«RSVP», situada en la barra lateral morada (en el ordenador) o en la barra superior.
En esta página se pueden consultar las invitaciones del evento, ordenadas por fecha, y es posible:
- buscar entradas mediante la barra de búsqueda;
- consultar lasexistenciasy la fecha de caducidad de cada invitación;
- Ver quién ha respondido ya a través de«Ver participantes».
En la parte derecha hay tres opciones disponibles que permiten gestionar las confirmaciones de asistencia de forma simultánea:
- Ver invitaciones pendientes:consultar las invitaciones pendientes o que aún están a la espera de aprobación.
- Enviar invitaciones aprobadas:enviar, de una sola vez, todas las invitaciones que ya se han aprobado. También es el paso siguiente tras una importación.
- Cerrar las confirmaciones de asistencia:cerrar las confirmaciones de asistencia pendientes, dando por finalizadas aquellas invitaciones que aún no han recibido respuesta.